Digitaal toegankelijke PDF-documenten kunnen correct worden voorgelezen door voorleessoftware. Dit is belangrijk voor mensen met een visuele beperking of voor mensen die vanwege een andere reden moeite hebben met lezen (denk aan dyslexie).
Wanneer een PDF geëxporteerd is als een afbeelding kan een screenreader deze bijvoorbeeld niet voorlezen. Daarnaast is ook een gestructureerde opmaak belangrijk, om makkelijk en logisch door een document te kunnen navigeren. Dit is overigens niet alleen prettig voor mensen met voorleessoftware; iedereen heeft baat bij een document met een goede structuur. Het document wordt daarmee makkelijk scanbaar en een lezer hoeft alleen de content te lezen die voor hem of haar interessant is.
Een bijkomend voordeel van digitaal toegankelijke PDF’s is dat zoekmachines, zoals Google, deze beter kunnen indexeren. Deze documenten worden op het internet dus goed getoond en gevonden.
Start met een goede basis in Word
Van alle PDF’s op websites wordt ongeveer 80% in Microsoft Word gemaakt. In deze blog richten we ons daarom op het maken van een goede basis en export vanuit Word. Zorg dat je het originele Word-document van jouw PDF-document bewaart, zodat je eventuele wijzigingen later makkelijk door kunt voeren.
Gebruik de stijlen in Word
Gebruik altijd de opmaakstijlen in Word om je document op te maken.
Dit geldt voor:
- Teksten en koppen
- Opsommingslijsten
- Linkteksten
- Tabellen
Je kunt de standaardinstellingen gebruiken, maar ook de stijlen aanpassen naar je eigen voorkeuren.
Tip: maak een document op in de huisstijl van je organisatie en sla deze op als sjabloon voor alle toekomstige PDF-documenten.
Voorkom enters voor extra witruimte
Gebruik geen ‘lege’ enters in je document. Wil je meer ruimte na een alinea of kop, dan stel je dit in bij de stijleigenschappen van standaardtekst en koppen. Als je op een nieuwe pagina wilt beginnen dan doe je dit bij voorkeur met CTRL + ENTER. Lege enters worden door een screenreader voorgelezen. Als dit vaak voorkomt in een document is dat erg onprettig voor de luisteraar.
Geef informatieve afbeeldingen een tekstalternatief
Afbeeldingen die functioneel zijn geef je een tekstalternatief. Dit doe je door in Word met de rechtermuisknop op de afbeelding te klikken en bij de opmaakopties de alternatieve tekst toe te voegen. Puur decoratieve afbeeldingen mag je als decoratieve afbeelding markeren (deze worden niet voorgelezen).
Let op: in oudere versies van Word kunnen deze functies op een andere plek staan of nog niet aanwezig zijn.
Voeg een titel toe in de documenteigenschappen
Voeg een logische titel toe in de documenteigenschappen. Dit is de naam die door voorleessoftware als titel wordt voorgelezen. Ga naar Bestand> info > Titel (Windows) of Archief > Eigenschappen > Samenvatting (MacOS).
Let op kleur en kleurcontrast
- Let op kleurcontrast, zodat tekst en afbeeldingen goed te lezen zijn.
- Gebruik niet alleen kleur om informatie over te brengen (bijvoorbeeld gekleurde lijntjes in een grafiek). Dit is voor mensen met kleurenblindheid niet of nauwelijks te zien. Zorg voor een andere weergave of een alternatief in tekst, zodat de boodschap toch duidelijk wordt.
Belangrijk: opslaan en exporteren
Wanneer je Word-bestand netjes is opgemaakt, kan het nog steeds fout gaan wanneer je niet op de juiste manier opslaat en exporteert naar PDF.
Er zijn een aantal dingen waar je op moet letten voordat je opslaat:
- Zorg dat je instellingen in Word goed staan. Klik op Bestand > Opslaan als… > PDF > Opties… > Meer opties
- Vink alle opties aan onder ‘Inclusief niet-afdrukbare informatie’.
- Klik op OK en sla het bestand op.
Let op: sla nooit op met de functie ‘Printen naar PDF’. De PDF wordt dan opgeslagen als plaatje en wordt daarmee onbruikbaar voor iedereen met een screenreader.
Wil je meer weten over het toegankelijk maken van PDF-documenten? Bij DDAI zijn ook diverse opleiders voor digitale toegankelijkheid aangesloten.